谈谈会博通综合证照管理解决方案：证照数字化，助力企2023/1/14 14:01:31

会呼吸的痛

企业所拥有的营业执照、组织机构代码证、税务登记证、用工许可证等，数量成百上千，加上各种经营资格、资质证书以及与资质有关的个人证件，与资产有关的房产证、车船执照、注册商标证等，更是成千上万，如何有效地管理好这些证照，为企业的生产经营活动提供及时高效的证照管理服务，已是摆在所有企业面前的一项非常紧迫且重要的工作。档案管理软件的具体问题可以到我们网站了解一下，也有业内领域专业的客服为您解答问题，为成功合作打下一个良好的开端！

为什么要进行证照档案管理

①证照未现数字化，查阅要专门跑到到管理部门，影响效率。

②各部门分散保存证照资料，没有集中管理，有什么，在哪里均不清楚，导致证照从找起。

③证照文件一般都会存在有效期，证照很多，很多时候过期都不得而知。

④证照分类不科学，查找都经常花费大量的时间。

⑤外出投标等借出证照频率很高，有时会不知去向，了解借用人员也需要多方沟通。

会博通综合证照文件管理系统

会博通综合性证照管理解决方案，现了体及数字证照文件的集中统一管理，结合标准版的借阅流程管理，提供证照管理效率及规范性。

01证照管理信息化

会博通综合证照管理系统，现了证照管理的信息化存储和应用。在证照存储方面，用户可以对证照的文本、日期、金额等属性定义，还可自由选择证照性质、证照类型、管理部门等不同的分类方式进行结构化、有序化证照管理。此外，包含证照申办、变更、延期，证照搜索、证照统计、证照提醒、借还登记等均可通过线上的方式解决，简单又方便。





使用会博通证照管理系统，您可以将企业当中的营业执照、经营许可证等经营类执照；专利、商标、著作权等权利证书；质量体系认定证书、仪器仪表鉴定等资质性证件；土地证、房产证、车船行驶证等资产性证件数字化存储于系统中，既能够很好地备份和保护了原件，也能提高证照的利用率。

02证照分类与管理授权

证照管理在一定程度上与企事业单位的商业运营工作相关，因此做好保密性以及权限管理非常重要。会博通综合性证照管理系统为用户提供了分类授权体系辅助企业进行证照安全管理。会博通的分类授权体系属于细粒化授权，即可每一个分类都可以进行单独授权、配置某用户、某部门或整个对分类下所管理内容的访问密集，以及对其操作权限。





比如，李一是某商务部的同事，经常需要参加招投标的活动，需要用到营业执照、审计报告、等资料，为避免反复申请使用耗时和繁琐，系统管理员，可直接授权李一拥有招投标证照的使用权限，允许它在权限范围内，进行自主调用。

03证照事务提醒

各类营业执照、许可证资格证书的有效期、更新时间各不相同，为了避免证照失效过期、不耽误业务运作，需要定义进行年检或更新。

会博通综合证照档案系统，内嵌了提醒功能，用户对每一份证照都可以设置多个提醒，让证照年检、换证、延期等工作永不落单。证照提醒方式可以以邮件或短信的方式进行。





假设，某份许可证需要在12月进行年审，那么您可以提前为该许可证添加提醒：许可证年审办理；预设时间可为12月1日3天前，以每天一次的周期发送给对应的负责人或部门。设置好后，您就可以不用可以记住年审的时间，到期之后，系统会主动向负责人及相应的部门发出邮件或短信，提醒其作出相应。

04证照借用与归还

证照不仅要存、还要用，会博通为用户提供了流程化的借阅与归还处理平台，可以准确记录证照利用情况。借阅与归还流程化管理，为企业证照利用提供了极大的便利。在际的执行中，用户只需要通过系统，勾选证照并将之放进收纳盒中，就可以一键发起标准化的借阅流程，流程步骤即表单均可自定义。





假设您需要借阅电子证照，那么直接通过线上提交借阅申请、下载借阅证照就可以了；假设您是需要借用体证照，也可以通过线上申请、线下取用的方式进行借阅。电子化的借阅方式，使证照的借阅痕迹时、规范化地留存在系统当中，便于证照的便捷利用与追溯。

05电子证照防扩散水印

会博通为用户提供了在借阅流程中，设置生成电子证照打印水印功能。通过证照借阅申请后，管理员可根据提交人提交的用户，设定打印水印，用于限定电子证照的使用范围，可自由设置多项参数，满足更为个性化的水印设置。











水印设置的模式可完全自主定义，您既可以直接套用单位全称、单位简称、单位英文、系统称，也可以直接自由定义水印内容。比如，您审批的证照用于某某项目投标，可直接在系统中打上水印，仅限用于某某项目招投标。这样就很好地规避了证照被滥用的风险。

06证照的利用统计


会博通综合证照管理系统为用户提供可自定义范围的证照利用统计功能，有权限的用户可随时随地对证照的利用情况、利用明细以及利用排等信息进行可自定义事件、借阅人等范围的统计。
















证照利用统计功能为用户提供了非常详的数据统计信息，可从一定的侧面帮助企业管理者分析业务偏向、业务进度、以及项目和员工的动态。


07证照安全管理


区别与普通的文件夹、等证照关系，系统性的证照管理应用能够为用户提供更为安全的证照保护。在会博通综合证照管理系统当中，我们为用户提供了痕迹记录、USB、数字证书、机器指纹、登录安全、防扩散水印等安全管理功能，比较大限度保障证照安全。





在系统登录阶段，会博通强制了复杂密码、机器指纹，很好地规避了由于系统用户太过随意而被人随意侵入系统的情况；在证照利用、传输的过程中，会博通通过痕迹记录、数字证书、USB、防扩散水印等来保障安全，会博通从操作的全流程为系统设置了重重的安全屏障，系统使用更安心和踏。


证照管理信息化、证照分类与管理授权、证照事务提醒、证照借用与归还、电子证照防扩散水印、证照的利用统计、证照安全管理，会博通从以上7个方面为企业构建了一个生态化的证照管理系统，助力企业高效运营管理。