谈一谈工程档案如何规范管理会博通帮您解决2023/1/13 15:14:24

会呼吸的痛

在做工程项目时，比较让项目经理头疼的，莫过于工程项目资料存档管理。因为这其中涉及的资料非常多，既包括项目建设前期的土地征用协议、招投标文件，也包括项目设计阶段的设计审批文件、批准概算书、预算书，还包括建设项目施工过程中的工程开工报告、质量监督检查报告、竣工报告及竣工签证书、设计变更通知单、竣工图纸、工程决算报告等。面对复杂繁多的档案资料，想要进行统一科学管控，需要解决很多在在的困难。档案管理软件的相关问题可以到网站了解下，我们是业内领域专业的平台，您如果有需要可以咨询，相信可以帮到您，值得您的信赖！

会博通相继施落地过上百个工程项目档案管理系统。总结不同工程企业或事业部所面对的项目档案管理难题，可总结为4个方面：










1项目管理涉及的参建单位较多，文件管理职责分工不明确，对范围内应收集、归档的文件材料不清楚，档案收集不齐全也不容易追溯。










2归档材料质量不符合规范要求。诸如文件格式不规范、签订手续不完整、不真，使用不耐久字迹材料记录文件等现象比较多。










3案卷标题拟写不规范，案卷题没有提示卷内文件的全部信息。如：质量评定表及原材料验报告等项目内容只编写为竣工资料字样、没有注明工程称。










4平时对项目资料不注意收集，工程收尾临近工程达标投产验收时才突击整理，造成文件材料不能及时归档，很难保证项目档案的齐全、完整与准确。










为解决工程项目资料存档管理在协作、规范、即时等方面的难题，会博通专门提供了流程化协作、时归档与表格打印功能，创造性的帮助工程项目科学高效归档，有效提升工程项目质量和成效。










1业务流程化，统一规范项目档案资料










在项目资料存档管理当中，会博通为工程项目人员提供了审批流功能。所有需要审核的档案、文件都需要通过流程审批的方式，经审核确定误后，方能进行归档入库。整个审批流的审批体系，既可以包括企业内部人员，也可以覆盖企业外部人员。若遇到需要外部协作的情况，只需要将文件链接发送给对方，对方即可立刻进入到审批的流程当中来，便捷参与档案资料审批等各种工作。






















此外，系统还可提供了丰富的资料模板。你可以用会博通档案管理当中提供的资料模板，比如：项目组成员表、任务书、项目WBS表、项目进步进化表、项目风险管理表、项目沟通计划表、项目会议既要、项目状态报告表、项目变更管理表、项目总结表等经典十大项目管理表格。当然，你也可以在系统当中创建具备企业特色的资料模板，以此来规范档案资料的填写。










2档案即时归档，告别突击整理时的忙乱










会博通在项目资料存档管理上，可以同步接通多个系统，比如企业微信、钉钉、ERP等等，在第方平台上沟通的文件会同步时导入到会博通当中。项目档案员可以手动勾选需要归档的文件、资料并在线鉴定，一键式操作即可将之时归档进入项目资料管理系统中，不需要再在项目临近尾声的时候，专门花费额外的时间进行档案资料整理，使得项目管理工作更从容，也更有序。









如果是多用户版本，也可以将多人纳入到档案管理工作当中，用多线程的方式进一步细化、化项目档案管理资料。比如，你可以将每一个子项目的负责人纳入到归档工作中，由它将子项目涉及的资料时上传，再设定专人审核。与此同时，会博通系统当中提供了多维度的权限控制，在多人参与协作的过程中，你完全不用担心档案凌乱与安全问题。












3批量打印表格，案卷信息规范标准










针对案卷拟写不规范的问题，会博通工程项目档案管理平台，为用户提供了丰富的批量打印表格功能。通过该功能，用户可以自由便捷打印卷内目录、备考表、封面、背脊等。表格模板均按照规范要求设定，可以非常好的解决案卷标题拟写不规范、信息不全的问题。
















会博通工程项目资料存档管理平台，贯穿立项、审批、评估、收付款全过程，解决了工程档案资料在管控过程中出现的资料不全、不合规的问题，以高效灵活的流程管理，全面支持工程企业项目积累、分享、利用和创新。