新闻速览能源行业企业，如何构建科学的档案管理系统2023/1/13 9:19:13

会呼吸的痛

档案管理，是企业日常工作管理的基础，对于提高企业工作质量和效率起着举足轻重的作用。在能源当中，能源档案既包括前期项目核准文件、勘测设计、招标投标、设备资料、线路、道路、土建、设备安装、隐蔽工程、装饰装修等方面的档案，还涉及各项质量验核标准、工程项目划分标准等。种类繁多、牵涉面广，如何构建一套适合能源使用的档案管理系统显得非常重要。档案管理软件的相关资讯可以到我们网站了解一下，从专业角度出发为您解答相关问题，给您优质的服务！

能源在档案管理上，目前存在的痛点：










1）重工程建设，轻档案管理










在能源行业中，直接产生效益的，往往是项目工程部门。因此，为使工程项目尽发挥效益，建设方和参建单位在工程建设过程中，往往更多关注工程建设，而忽视档案资料的作用。档案管理意识淡薄，未将工程档案管理纳入日常建设管理中，特别是在施工阶段面临工期紧施工任务重等情况下，只注重工程进度，忽视了工程档案资料的收集、整编等工作，造成工程档案管理与工程建设不能同步进行。










2）档案归档不及时










包括能源行业在内的所有档案、文件的管理工作，都是一个长期且持续的过程。能源建设参建单位多工期长、人员流动大、建设过程中形成的资料得不到及时收集和妥善保管，以至于档案资料不能按规定及时移交和定期整理归档。常常需要等到工程项目完工后，才在办理竣工验收手续时再来组织大量的人力、物力，补充档案资料，档家资料的真性、完整性、准确性难以控制。










3）档案资料整理不规范









能源的档案管理工作，对各方面的要求相对较高，就传统的档案管理工作来说，虽然其管理体系以及管理模式都较为完善，但是就信息化的档案管理来说，未出具明确的验收标准，缺乏统一的规章制度。能源的档案管理工作却存在使用标准各地不统一、不规范的情况，这样就使后续的表格等资料都存在差异，给后续工作人员带来较大的麻烦。


要解决能源重工程建设、轻档案管理，档案管理不及时、档案整理不规范等问题。您可以从提高档案管理意识和打造好的档案管理系统两个方面入手。










1）加强宣传，强化员工档案管理意识










在能源的业务推进中，不仅要重视工程质量、工程进度、工程安全，同时也要对档案工作加强重视，做到档案与工程同步，保证档案的准确性、齐全性和完整性。要做好档案管理工作，首先需要提高档案管理意识，比如可要求建设单位及参建单位配备专业的档来人员，并定期进行辅导和培训。同时，还需要建立有效的档案管理责任制度，明确建设单位与参建单位的责任，增强档案意识与支持力度。










2）建立高效的档案管理系统，推进档案规范化管理










要做到能源档案的信息化管理，需要借助专业的档案管理系统。一款秀的档案管理应用，能够在很大的层面上解决档案管理、滞后、不合规、低效的问题。拿绍林科技旗下会博通档案管理系统来说，我们就现了档案从收集、扫描、录入、整理、归档入库、利用、统计、鉴赏的全过程的管理。
















此外，针对能源行业文件、档案资料规范化要求，绍林科技同步提供规范新能源板块档案记录所用到的表格表式及填写标准，让所有的项目能做到统一，以便于管理，大大提高档案管理工作的质量和效率。


结语：能源档案管理工作是一个系统性的工程，既要提高档案工作者的思想意识和能力素质，也要同步构建质的档案管理系统辅助管理，只有两者同步并进、协调配合，才能切将档案管理融合进日常的业务体系中，使之成为推动业绩增长的知识资源。